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Empfehlungen zur Handhabung

Aus eigener Erfahrung und durch die Zusammenarbeit mit unseren Kunden empfehlen wir folgenden Ablauf

Schrittweise zum optimalen Einsatzplan (Top Down Vorgehensweise)

  1. Stammdatenpflege (laufend)
    • Mitarbeiter inkl. Präferenzen, Arbeitsvereinbarungen und Stundenleistung
    • Filialen inkl. Mindestbesetzung, erforderlichen Qualifikationen (zB 1 Führungskraft immer anwesend) und tägliche Aufgaben (zB Kassenabschluss)
    • Abteilungen inkl. Mindestbesetzung
  2. Umsätze aus Warenwirtschaft importieren (täglich die letzten 30 Tage; Einmalig zu Beginn die letzten 5 Jahre)
  3. Feiertage importieren (jährlich)
  4. Umsatzplanung (jährlich)
    • Jahresumsatz je Abteilung getrennt planen
    • Verteilung über das Jahr basierend auf Vorjahren (automatisch)
    • Einzelne Sonderfälle manuell berücksichtigen
      • Halb geöffnete Tage: 24.12, 31.12
      • Wandernde Feiertage (Ostern)
      • Werbeaktionen / Veranstaltungen in Umgebung
      • Umbauarbeiten / Abteilungsrestrukturierung
  5. Stundenbudgetplanung (jährlich)
    • Stundenbudget je Abteilung getrennt planen
    • Verteilung über das Jahr basierend auf geplantem Umsatz (automatisch)
    • Einzelne Sonderfälle manuell berücksichtigen
      • Werbeaktionen
      • Große Warenlieferungen / Neudekoration
  6. Grundbesetzung Einsatz planen (bei Personalveränderungen aktualisieren)
    • Minimalbesetzung planen (Empfehlung: Eintragen in erster Woche im Jahr 2078; Bei Minimalbesetzung wird nach Bedarf (häufig) dazu geplant. Alternative: Standardbesetzung, dann muss seltener dazu geplant werden, allerdings muss man in schwachen Zeiten daran denken Einteilungen zu streichen)
      • Bei Minimalbesetzung bevorzugt berücksichtigen (absteigende Priorität)
        • 1. Lehrlinge, Elternteilzeit (Genießen in Österreich laut Gesetz Bevorzugung)
        • 2. Führungskräfte (Es sollte immer zumindest 1. Person mit Entscheidungsgewalt anwesend sein)
        • 3. Vollzeitmitarbeiter
        • 4. Teilzeitmitarbeiter (sollen flexibel sein - können Plusstunden schneller auf-/abbauen als Vollzeitkräfte)
    • Mit Zauberstab als Minimalbesetzung übernehmen
  7. Urlaubsplanung (vierteljährlich)
    • Basierend auf freien Kapazitäten (berechnet aufgrund Stundenplanung)
    • Zuerst Zeitausgleich verbrauchen, dann erst Urlaub
  8. Einsatzplanung (3 Monate im Voraus (siehe Österreich § 6.7.3 Kollektivvertrag Handel);  spätestens 2 Wochen im Voraus (siehe Österreich § 19c(2) AZG); bei dringendem Bedarf auch kurzfristiger möglich (siehe Österreich:  § 19c(3) AZG))
    • Jeden Tag individuell aufstocken, wenn Grundbesetzung für Umsatz oder Planstunden nicht ausreicht.
    • Zu beachten: Mindestbesetzung, Stundenleistungen, Plusstunden, Mitarbeiterpräferenzen, Pausen, Max. Tages-/Wochenarbeitszeit

Nachträglich

  1. Zeiterfassung (täglich)
  2. Zeitabgleich (täglich für Vortag)
  3. Stundenübertrag (monatlich, per Monatsletzten oder letzten So im Monat)
  4. Auswertungen (monatlich)
    • Lob aussprechen
    • Lernen für Zukunft


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